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この記事では、DocSend Standard、Advanced、および Advanced Data Rooms の各プランでご利用いただける機能について説明します。 |
概要
スペースを使用してデータ ルームを設定すると、閲覧者がアクセスできるコンテンツを完全に管理することができます。スペース リンクごとに、スペース（データ ルーム）のフォルダやコンテンツを非表示にしたり、特定のコンテンツのダウンロード設定を変更することができます。これらの権限は複数のスペース リンクに設定できるため、1 つのスペースを管理しながら、複数のアカウント向けにリンクを作成して、時間を節約することができます。
同じスペース（データ ルーム）でも、異なる閲覧体験を提供できます。次の 2 つの例をご覧ください：リンク 1 では、特定のコンテンツにはメールアドレスが必要ですが、他のコンテンツには不要です。一方、リンク 2 では、特定のファイルのみダウンロードが許可されています。
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スペースのリンクときめ細かな権限設定
スペース（データ ルーム）の権限を設定する前に、まず スペースのリンクについて理解しておきましょう。スペースのリンクは閲覧者と共有するリンクです。スペースのきめ細やかな権限設定は、閲覧者がスペース リンクにアクセスした際の体験をサポートする役割を果たします。
- スペースのリンク：閲覧者と共有するためのリンクです。このリンクは、スペース （データ ルーム）の［共有する］をクリックするか、権限ウィンドウからアクセスできます。このレベルで設定されたリンク設定は、特に詳細な権限（スペースのきめ細かな権限設定）を設定しない限り、スペース内のすべてのコンテンツに適用されます。
- スペースのきめ細かな権限設定：スペース全体ではなく、特定のコンテンツに関連するリンク設定です。これらの権限は、設定済みのスペース リンクを補完します。
スペースのきめ細かな権限を設定する
権限を設定するには：
- スペースのページに移動します。
- 希望のスペース（データ ルーム）をクリックするか、新しいスペースを作成します。
- スペースに移動したら、［権限］をクリックします。
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権限を適用するリンクを選択します。
- 注：スペースのきめ細かな権限設定は、特定の スペース リンクに対して設定されます。
-
選択すると、スペース内に保存されているすべてのコンテンツの一覧が表示されます。権限を設定したいコンテンツをクリックすると、そのファイルまたはフォルダに対して有効化/無効化にできる 4 つの権限オプションが表示されます。
- 閲覧にメール アドレスを必須とする：スペースのリンク レベルでこの設定を有効にすると、このリンク設定は権限レベルで編集できなくなります。権限を編集するには、スペース リンクを再設定する必要があります。スペース リンク設定の更新については、こちらをご覧ください。
- ダウンロードを許可する：ダウンロード専用のコンテンツまたは署名可能なドキュメントを共有している場合、このリンク設定は編集できません。
- 透かしを追加する：同じ透かし形式が、透かしが有効になっているすべてのファイルに適用されます。各リンクの権限レベルで透かし形式を変更すると、その変更は透かしが有効になっているすべてのファイルに反映されます。例えば、リンク A の透かし形式を変更すると、その変更はリンク A でアクセスされるすべての透かし付きファイルに適用されますが、リンク B の権限では異なる透かし形式を使用できます。
- 閲覧に NDA を必須とする：閲覧に NDA を必須とする設定が有効になっている場合、すべてのファイルに対して同じNDAが適用されます。権限レベルでNDAを変更すると、NDAゲートが有効になっているすべてのファイルに変更が反映されます。スペースのリンク レベルでこの設定が有効になっている場合、このリンク設定は権限レベルでは編集できません。権限を編集するには、スペース リンク設定を更新する必要があります。スペース リンク設定の更新については、こちらをご覧ください。
- 権限の設定が完了したら、［権限の保存］をクリックします。
モバイルで スペース（データ ルーム）のきめ細かな権限を設定する
モバイルで権限を管理するには：
- スペースのページに移動します。
- 希望するスペースをクリックするか、新しいスペースを作成します。
- ［ホーム］の右側にあるその他のオプション［...］をクリックします。
- プルダウンメニューから権限を選択します。
-
権限を適用するリンクを選択します。
- 注：スペースのきめ細かな権限設定は、特定の スペース リンクに対して設定されます。
- 選択すると、スペースに保存されているすべてのコンテンツの一覧が表示されます。権限を設定するコンテンツをクリックすると、その特定のコンテンツに対して有効化 / 無効化にできる次の 3 つの権限オプションが表示されます。閲覧にメール アドレスを必須とする、ダウンロードを許可する、閲覧に NDA を必須とする
- 権限の設定が完了したら、［権限の保存］をクリックします。
カスタム設定
権限ウィンドウでは、特定のコンテンツ（スペース（データ ルーム）フォルダやドキュメントなど）に対してフォルダやリンクと異なる設定を構成した場合、［カスタム設定］が表示されます。これは、アイテムがどこに配置されているかに応じて異なります。
重要：ドキュメントが スペースのフォルダ内に保存されている場合、そのドキュメントにフォルダの設定と異なる設定が適用されると、カスタム設定が表示されます。
スペース（データ ルーム）のフォルダまたはコンテンツを非表示にする
フォルダまたはコンテンツを非表示にするには：
- 権限ウィンドウで、希望するスペース リンクをクリックします。
- スペース 内にあるすべてのドキュメントとフォルダの一覧が表示され、右側に［表示］という列が表示されます。
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非表示または表示にするコンテンツを設定します。
- 空白のチェックボックス：コンテンツは、その特定のスペース リンクにアクセスするすべてのユーザーに対して非表示になります。非表示のコンテンツには、タイトルがグレー表示されます。
- 紫のチェックボックス：その特定のスペース リンクにアクセスしたすべてのユーザーにコンテンツが表示されます。
- 権限の設定が完了したら、［権限の保存］をクリックします。
スペース（データ ルーム）へのアクセスを制限する
スペース（データ ルーム）へのアクセスは制限できません。メンバーがチームに参加している場合、すべてのスペース（データ ルーム）およびチーム フォルダ内のコンテンツにアクセスできます。
ファイルを個人用フォルダに移動することで、ファイルへのアクセスを制限できます。
DocSend Enterprise プランをご利用の場合、サブチームを作成するオプションがあり、スペース所有者がコンテンツや スペース（データ ルーム）へのアクセス権を管理できます。詳細は、サブチームの作成をご覧ください。また、サブスクリプションのお見積りについてはセールスチームにお問い合わせください。
考慮すべき点
- コンテンツの移動：特定のコンテンツのカスタム設定は、別のフォルダに移動した場合にも引き継がれます。カスタム設定が構成されていない場合、新しいフォルダの設定が適用されます。
- スペース（データ ルーム）フォルダ：スペース フォルダに設定された権限は、そのフォルダ内にあるすべてのコンテンツに自動的に適用されます。
- ゴミ箱内のコンテンツ：ゴミ箱に移動されたコンテンツやフォルダは、設定された権限を失います。
- ダウングレード：Standard プランにダウングレードすると、設定された権限を持つすべてのスペース リンクが無効になります。これらのリンクを再度有効にするには、すべてのスペースのきめ細かな権限を無効にしてください。Personal プランにダウングレードすると、すべてのスペースとそのリンクが無効になります。スペースは Standard プランと Advanced プランでのみ利用可能です。スペースのきめ細かな権限設定でリンクを再度有効にするには、Advanced プランに戻す必要があります。
- スペース（データ ルーム）の共同編集者：設定した スペースのきめ細かな権限設定は、スペースの共同編集者によって編集できます。
- Gmail / Chrome / Outlook：スペースのきめ細かな権限設定は、Web アプリケーションでのみサポートされています。
- 編集不可の権限：スペースのリンク レベルで［閲覧にメール アドレスを必須とする］、［許可された閲覧者］、［メール認証］、または［閲覧に NDA を必須とする］のいずれかが有効になっている場合、ドキュメントやフォルダレベルできめ細かな権限設定の編集はできません。権限を編集するには、これらのリンク設定を無効にして、スペースのリンク設定を更新する必要があります。
- スペース（データ ルーム）の透かし処理：現時点では、リンクごとに 1 つの透かし形式のみがサポートされています。スペースのリンクごとに異なる透かし形式を適用することもできますが、各ファイルには同じ透かし形式が適用されます。
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さらにヘルプが必要な場合は、DocSend ヘルプセンターの記事をご覧ください。