Autorizzazioni granulari dello Spazio

Panoramica

Quando configuri le tue data room con Spazi, avrai il massimo controllo sui contenuti a cui i tuoi visitatori possono accedere. Potrai nascondere cartelle e contenuti specifici dello Spazio (data room) attraverso diversi link allo Spazio e, tra le altre impostazioni, configurare il download, per contenuti specifici. Dal momento che ti è permesso impostare queste autorizzazioni su vari link allo Spazio, puoi crearne di personalizzati in modo esplicito per diversi account, il tutto mentre gestisci uno Spazio che ti aiuta a risparmiare tempo!

Dai un'occhiata a questi due esempi di Spazio (data room) che riflettono due diverse esperienze dei visitatori: Link 1 richiede un'email per alcuni contenuti e non per altri, mentre Link 2 consente il download solo di specifici file. 

Sommario

• Link allo Spazio vs. Autorizzazioni granulari dello Spazio
• Configura autorizzazioni granulari dello Spazio
  • Configura autorizzazioni granulari dello Spazio (data room) su dispositivi mobili
  • Impostazioni personalizzate
  • Nascondi una cartella o un contenuto dello Spazio (data room)
  • Limita l'accesso a uno Spazio (data room)
• Note importanti

Link allo Spazio vs. Autorizzazioni granulari dello Spazio

Prima di passare alla configurazione delle tue autorizzazioni per lo Spazio (data room), è bene ricordare che un link allo Spazio è un link che condividi con i tuoi visitatori, mentre le autorizzazioni granulari dello Spazio che hai impostato servono a integrare l'esperienza del visitatore quando accede al tuo link allo Spazio.

• Link allo Spazio: questo è il link che condividerai con i visitatori. Puoi accedere a questo link facendo clic su Condividi in Spazi (data room) o tramite la finestra delle autorizzazioni. Le impostazioni di link configurate a questo livello si applicano a tutti i contenuti nello Spazio, se non diversamente configurato (Autorizzazioni granulari dello Spazio).
• Autorizzazioni granulari dello Spazio: si tratta di impostazioni su link associate a contenuti specifici all'interno del tuo Spazio, non di quello intero. Queste autorizzazioni integreranno il link allo Spazio per cui sono state configurate.

Configura autorizzazioni granulari dello Spazio

Per configurare le autorizzazioni:

1. Vai allapagina Spazi.
2. Fai clic sullo Spazio desiderato (data room) o crea uno Spazio.
3. Una volta nel tuo Spazio, fai clic su Autorizzazioni.                                                   
4. Seleziona il link desiderato per il quale vuoi applicare le autorizzazioni.
   • Nota: le autorizzazioni granulari dello Spazio sono impostate per uno specifico link allo Spazio.
5. Una volta selezionato, visualizzerai un elenco di tutti i contenuti presenti nel tuo Spazio. Fai clic sul contenuto per il quale desideri configurare le autorizzazioni e compariranno quattro opzioni di autorizzazione che è possibile attivare/disattivare per file o cartelle specifici:
   • Richiedi indirizzo email per la visualizzazione: se attivata a livello di link allo Spazio, questa impostazione non sarà modificabile a livello di autorizzazioni. Per modificare le autorizzazioni, sarà necessario riconfigurare le impostazioni del link allo Spazio. Scopri di più sull'aggiornamento delle impostazioni di link allo Spazio.
   • Consenti download: questa impostazione di collegamento non sarà modificabile se condividi contenuti di solo download o un documento con firma.
   • Aggiungi filigrana: lo stesso formato di filigrana verrà applicato a tutti i file con filigrane attivate. Eventuali modifiche al formato della filigrana a livello di autorizzazioni per ogni link si rifletteranno su tutti i file con filigrane attivate. Ad esempio, le modifiche apportate al formato della filigrana per Spazio Link A si applicheranno a tutti i file con filigrana a cui si accede con Spazio Link A, mentre è possibile utilizzare un formato di filigrana diverso nelle autorizzazioni per Spazio Link B.
   • Richiedi Accordo di non divulgazione per la visualizzazione: lo stesso accordo deve essere applicato a tutti i file in cui è abilitata tale funzione. Qualsiasi modifica al tuo accordo a livello di autorizzazioni si rifletterà su tutti i file con l'opzione Accordo di non divulgazione attivato. Se attivata a livello di link allo Spazio, questa impostazione di collegamento non sarà modificabile a livello di autorizzazioni. Per modificare le autorizzazioni, è possibile aggiornare le impostazioni di collegamento allo Spazio. Scopri di più sull'aggiornamento delle impostazioni di collegamento allo Spazio.
6. Una volta configurate le autorizzazioni, fai clic su Salva autorizzazioni.

Configura autorizzazioni granulari dello Spazio (data room) su dispositivi mobili

Per gestire le autorizzazioni sul dispositivo mobile:

1. Vai allapagina Spazi.
2. Fai clic sullo Spazio desiderato o crea uno Spazio.
3. Fai clic sulle altre opzioni “...” a destra di Home.
4. Seleziona Autorizzazioni dal menu a discesa.
5. Seleziona il link desiderato per il quale vuoi applicare le autorizzazioni.
   • Nota: le autorizzazioni granulari dello Spazio sono impostate per uno specifico link allo Spazio.
6. Una volta selezionato, visualizzerai un elenco di tutti i contenuti presenti nel tuo Spazio. Fai clic sul contenuto per il quale desideri configurare le autorizzazioni e visualizzerai tre opzioni di autorizzazione che è possibile attivare/disattivare per quel contenuto specifico: Richiedi indirizzo email per la visualizzazione, Consenti il download, Richiedi accordo di non divulgazione per la visualizzazione.
7. Una volta configurate le autorizzazioni richieste, fai clic su Salva autorizzazioni.

Impostazioni personalizzate

Quando ti trovi nella finestra delle autorizzazioni, Impostazioni personalizzate: apparirà quando hai configurato le impostazioni per un contenuto specifico (come una cartella o un documento Spazio (data room)) che sono diverse dalla cartella Spazio o dal link allo Spazio, a seconda di dove è nidificato l'elemento.

Importante: se un documento si trova in una cartella Spazio, verranno visualizzate le impostazioni personalizzate per le impostazioni diverse dalle impostazioni della cartella Spazio.

Nascondi una cartella o un contenuto dello Spazio (data room)

Per nascondere una cartella o un contenuto:

1. Nella finestra delle autorizzazioni, fai clic sul link allo Spazio desiderato.
2. Dovresti vedere un elenco di tutti i documenti e le cartelle nel tuo Spazio e una colonna sul lato destro che dice Mostra.                                                                                                                      
3. Configura i contenuti che desideri nascondere o rendere visibili.
   • Casella di controllo vuota: il contenuto è nascosto a tutti coloro che visitano quel link univoco dello Spazio. Il contenuto nascosto avrà titoli in grigio.
   • Casella di controllo viola: il contenuto è visibile a tutti coloro che visitano quel link univoco dello Spazio.
4. Una volta configurate le autorizzazioni richieste, fai clic su Salva autorizzazioni.
   
   

Limita l'accesso a uno Spazio (data room)

L'accesso agli Spazi (data room) non può essere limitato. Se un membro fa parte di un team, avrà accesso a tutti gli Spazi (data room) e ai contenuti presenti nelle cartelle del team.

Puoi limitare l'accesso ai file spostandoli in una cartella personale.

Se utilizzi il piano DocSend Enterprise, hai la possibilità di creare sottogruppi, che consentono ai proprietari dello Spazio di controllare chi può accedere a contenuti e Spazi (data room). Scopri di più sulla creazione di sottogruppi e contatta il nostro team di vendita per ottenere un preventivo sull'abbonamento.

Note importanti

• Spostamento del contenuto: le impostazioni personalizzate per un contenuto specifico vengono trasferite se spostate in una cartella diversa. Se non sono configurate impostazioni personalizzate, il contenuto si adatterà alle impostazioni della nuova cartella.
• Cartella Spazio (data room): le autorizzazioni configurate per una cartella Spazio si applicano automaticamente a tutti i contenuti presenti in tale cartella.
• Contenuto nel cestino: il contenuto e le cartelle spostati nel cestino perderanno le autorizzazioni configurate.
• Eseguire il downgrade: se effettui il downgrade a un piano Standard, tutti i link allo Spazio con autorizzazioni configurate verranno disattivati. Per riattivarli, puoi disattivare tutte le autorizzazioni granulari dello Spazio. Se effettui il downgrade a un piano Personale, tutti gli Spazi e i relativi link saranno disattivati poiché gli Spazi sono disponibili solo sui piani Standard e Advanced. Per riattivare il tuo link con le autorizzazioni granulari dello Spazio, puoi ritornare a un piano Advanced.
• Collaboratori dello Spazio (data room): le autorizzazioni granulari dello Spazio che configuri possono essere modificate dai tuoi collaboratori dello Spazio.
• Gmail/Chrome/Outlook: l'opzione autorizzazioni granulari dello Spazio è supportata solo sull'applicazione web.
• Autorizzazioni non modificabili: se Richiedi indirizzo email per la visualizzazione, Visualizzatori consentiti, Autenticazione email o Richiedi accordo di non divulgazione sono attivati a livello di link allo Spazio, le autorizzazioni granulari non saranno modificabili a livello di documento e cartella. Per modificare le autorizzazioni, dovrai aggiornare l'impostazione di link allo Spazio disattivando una delle impostazioni di link menzionate.
• Filigrana in Spazi (data room): al momento è supportato un solo formato di watermark per ogni link allo Spazio. Mentre diversi link allo Spazio possono avere filigrane diverse, ogni file sarà filigranato con lo stesso formato di filigrana.

Letture correlate

• Cosa sono gli Spazi (dataroom)?
• Crea uno Spazio (dataroom)
• Gestisci i contenuti in uno Spazio (dataroom)
• Panoramica delle impostazioni dei link

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