Articles dans cette section

Autorisations d’espace granulaires

Avatar
Andrea V.
  • Mise à jour

Cet article décrit une fonctionnalité proposée dans les forfaits DocSend Standard, Advanced et Advanced Data Rooms.

 

Présentation

En configurant vos salles de données en tant qu’espaces, vous aurez un contrôle total sur le contenu auquel vos visiteurs peuvent accéder. Vous pourrez masquer des dossiers et des contenus spécifiques de l’espace (salle de données) sur différents liens de l’espace et configurer le téléchargement, entre autres paramètres, pour des contenus en particulier. Comme vous pouvez définir ces autorisations sur différents liens d’espace, vous êtes en mesure de créer des liens d’espace conçus expressément pour différents comptes, tout en gérant un seul espace pour vous faire gagner du temps.

Voici deux exemples d’un même espace (salle de données) reflétant deux expériences différentes pour les visiteurs : le lien 1 nécessite une adresse e-mail pour consulter certains contenus, tandis que le lien 2 n’autorise le téléchargement que de certains fichiers. 

 

Accès rapide

 

Liens d’espace et autorisations d’espace granulaires

Avant de configurer les autorisations de votre espace (salle de données), il est important de comprendre qu’un lien d’espace est un lien que vous partagez avec vos visiteurs, tandis que les autorisations d’espace granulaires que vous définissez servent à compléter l’expérience du visiteur lorsqu’il accède à votre lien d’espace.

  • Lien de l’espace : il s’agit du lien que vous partagerez avec les visiteurs. Vous pouvez accéder à ce lien en cliquant sur Partager dans des espaces (salles de données) ou via la fenêtre des autorisations. Les paramètres de lien configurés à ce niveau s’appliquent à tous les contenus de l’espace, sauf indication contraire (autorisations d’espace granulaires).
  • Autorisations d’espace granulaires : il s’agit de paramètres de lien associés à un contenu spécifique de votre espace, et non à l’ensemble de l’espace. Ces autorisations complètent le lien de l’espace pour lequel elles sont configurées.

 

Configurer les autorisations d’espace granulaires

Pour configurer les autorisations, procédez comme suit :

  1. Accédez à votre page Espaces.
  2. Cliquez sur l’espace (salle de données) souhaité ou créez un espace.
  3. Une fois sur votre espace, cliquez sur Autorisations.
  4. Sélectionnez le lien pour lequel vous souhaitez appliquer des autorisations.
    • Remarque : les autorisations d’espace granulaires sont définies pour un lien d’espace spécifique.
  5. Une fois le lien sélectionné, la liste de tous les contenus de votre espace s’affiche. Cliquez sur le contenu pour lequel vous souhaitez configurer des autorisations. Quatre options d’autorisation que vous pouvez activer/désactiver pour ces fichiers ou dossiers spécifiques s’afficheront :
    • Exiger une adresse e-mail pour la consultation : si ce paramètre est activé au niveau du lien de l’espace, il ne sera pas modifiable au niveau des autorisations. Pour modifier les autorisations, les paramètres du lien d’espace doivent être reconfigurés. En savoir plus sur la mise à jour des paramètres des liens de l’espace.
    • Autoriser le téléchargement : ce paramètre de lien ne sera pas modifiable si vous partagez un contenu uniquement téléchargeable ou un document à signer.
    • Ajouter un filigrane : le même format de filigrane sera appliqué à tous les fichiers dont le filigrane est activé. Toute modification apportée au format du filigrane au niveau des autorisations pour chaque lien sera répercutée sur tous les fichiers dont le filigrane est activé. Par exemple, les modifications apportées au format du filigrane pour le lien d’espace A s’appliqueront à tous les fichiers filigranés accessibles avec le lien d’espace A, alors qu’un format de filigrane différent peut être utilisé dans les autorisations pour le lien d’espace B.
    • Exiger un accord de confidentialité pour la consultation : le même accord de confidentialité doit être appliqué à tous les fichiers pour lesquels cette option est activée. Toute modification apportée à votre accord de confidentialité au niveau des autorisations sera répercutée sur tous les fichiers pour lesquels le contrôle de l’accord de confidentialité est activé. Si ce paramètre est activé au niveau du lien d’espace, il ne sera pas modifiable au niveau des autorisations. Pour modifier les autorisations, les paramètres du lien d’espace peuvent être mis à jour. En savoir plus sur la mise à jour des paramètres des liens d’espace.
  6. Une fois vos autorisations configurées, cliquez sur Enregistrer les autorisations.

 

Configurer les autorisations d’espace (salle de données) granulaires sur mobile

Pour gérer les autorisations sur un appareil mobile :

  1. Accédez à votre page Espaces.
  2. Cliquez sur l’espace souhaité ou créez-en un.
  3. Cliquez sur les points de suspension situés à droite de la page d’accueil pour obtenir des options supplémentaires.
  4. Sélectionnez Autorisations dans le menu déroulant.
  5. Sélectionnez le lien pour lequel vous souhaitez appliquer des autorisations.
    • Remarque : les autorisations d’espace granulaires sont définies pour un lien d’espace spécifique.
  6. Une fois le lien sélectionné, la liste de tous les contenus de votre espace s’affiche. Cliquez sur le contenu pour lequel vous souhaitez configurer des autorisations. Trois options d’autorisation que vous pouvez activer/désactiver pour ce contenu spécifique s’afficheront : Exiger une adresse e-mail pour la consultation, Autoriser le téléchargement, Exiger un accord de confidentialité pour la consultation.
  7. Une fois les autorisations souhaitées configurées, cliquez sur Enregistrer les autorisations.

 

Paramètres personnalisés

Dans la fenêtre des autorisations, l’option Paramètres personnalisés : s’affiche lorsque vous avez configuré des paramètres pour un élément de contenu spécifique (tel qu’un dossier ou un document d’espace (salle de données)) qui sont différents de ceux du dossier d’espace ou du lien d’espace, en fonction de l’endroit où l’élément est imbriqué.

Important : si un document est hébergé dans un dossier d’espace, les paramètres personnalisés apparaîtront pour les paramètres différents de ceux du dossier d’espace.

 

Masquer un dossier ou un contenu de l’espace (salle de données)

Pour masquer un dossier ou un contenu :

  1. Dans la fenêtre des autorisations, cliquez sur le lien d’espace souhaité.
  2. Vous devriez voir une liste de tous les documents et dossiers de votre espace et une colonne à droite indiquant Afficher.
  3. Configurez le contenu que vous souhaitez masquer ou rendre visible.
    • Case à cocher vide : le contenu est masqué pour toutes les personnes qui consultent ce lien d’espace unique. Les titres des contenus masqués sont grisés.
    • Case à cocher violette : le contenu est visible pour toutes les personnes qui consultent ce lien d’espace unique.
  4. Une fois les autorisations souhaitées configurées, cliquez sur Enregistrer les autorisations.

Restreindre l’accès à un espace (salle de données)

L’accès aux espaces (salles de données) ne peut pas être restreint. Si un membre fait partie d’une équipe, il aura accès à tous les espaces (salles de données) et au contenu situé dans les dossiers d’équipe.

Vous pouvez restreindre l’accès aux fichiers en les déplaçant vers un dossier personnel.

Si vous avez opté pour le forfait Enterprise DocSend, vous avez la possibilité de créer des sous-équipes, ce qui permet aux propriétaires d’espaces de contrôler qui peut accéder au contenu et aux espaces (salles de données). En savoir plus sur la création de sous-équipes. Contactez notre équipe commerciale pour obtenir un devis pour l’abonnement.

 

Points à prendre en compte

  • Déplacement de contenu : les paramètres personnalisés d’un élément de contenu spécifique sont conservés lorsque ce dernier est déplacé vers un autre dossier. Si aucun paramètre personnalisé n’est configuré, le contenu s’adaptera aux paramètres du nouveau dossier.
  • Dossier d’espace (salle de données) : les autorisations configurées pour un dossier d’espace s’appliquent automatiquement à tout le contenu hébergé dans ce dossier.
  • Contenu de la corbeille : le contenu et les dossiers déplacés vers la corbeille perdront les autorisations configurées.
  • Passer à un forfait inférieur : si vous passez à un forfait Standard, tous les liens d’espace avec des autorisations configurées seront désactivés. Pour réactiver ces liens, désactivez toutes les autorisations d’espace granulaires. Si vous passez à un forfait Personal, tous les espaces et leurs liens seront désactivés, car les espaces ne sont disponibles que pour les forfaits Standard et Advanced. Pour réactiver votre lien avec les autorisations d’espace granulaires, repassez à un forfait Advanced.
  • Collaborateurs d’espace (salle de données) : les autorisations d’espace granulaires que vous configurez peuvent être modifiées par vos collaborateurs d’espace.
  • Gmail/Chrome/Outlook : les autorisations d’espace granulaires ne sont prises en charge que par l’application Web.
  • Autorisations non modifiables : si les options Exiger une adresse e-mail pour la consultation, Visiteurs autorisés, Authentification par e-mail ou Exiger un accord de confidentialité sont activées au niveau du lien d’espace, les autorisations granulaires ne seront pas modifiables au niveau du document et du dossier. Pour modifier les autorisations, vous devez mettre à jour le paramètre du lien d’espace en désactivant l’un des paramètres de lien mentionnés.
  • Filigrane dans les espaces (salles de données) : à l’heure actuelle, un seul format de filigrane est pris en charge pour chaque lien d’espace. Bien que différents liens d’espace puissent disposer de filigranes différents, chaque fichier sera filigrané au même format.

Articles associés

---

 

 

Vous avez encore besoin d’aide ? Lisez d’autres articles dans le centre d’assistance DocSend.

 

 

Articles associés