Administración de usuarios

Descripción general

La administración de usuarios es fundamental para mantener la seguridad de los documentos y la facturación actualizada. Los Propietarios y Administradores de DocSend pueden ingresar a la página de Configuración de usuarios de la empresa para agregar usuarios nuevos, eliminar usuarios existentes, y más.

Invitación de usuarios

DocSend utiliza un sistema de invitaciones para agregar usuarios nuevos. Al enviar una invitación, los compañeros de equipo recibirán un correo electrónico con un vínculo para unirse al equipo.

Importante: Según tu plan, agregar usuarios nuevos puede generar costos adicionales. Para más información, ingresa a nuestra Página de precios.

Instrucciones para invitar a un usuario nuevo a tu equipo:

Abre la página de Configuración de usuarios de la empresa.
Haz clic en el botón verde Agregar usuarios.
Ingresa una dirección de correo electrónico y selecciona un rol para el usuario.
Si deseas agregar varios usuarios, separa cada dirección de correo electrónico con comas.
Haz clic en Enviar invitación.

Desactivación de usuarios

Si una persona de tu equipo ya no necesita acceso a DocSend, puedes desactivar el usuario fácilmente desde la página de Configuración de usuarios de la empresa.

Importante: Por el tiempo restante de la suscripción del usuario desactivado, se agregará un crédito prorrateado a tu cuenta. Para más información, los propietarios pueden ingresar a la Página de facturación.

Cuando se desactiva un usuario:

Ya no podrá iniciar sesión.
Sus vínculos se desactivarán.
Todavía se podrá acceder a sus documentos del equipo.
Ya no se podrá acceder a sus Espacios, a menos que se hayan compartido con un colaborador activo.
Los datos históricos de sus visitas seguirán siendo visibles para los propietarios o administradores.
Se eliminará de tu suscripción de DocSend.

Instrucciones para desactivar un usuario:

Abre la página de Configuración de usuarios de la empresa.
Busca el usuario y haz clic en Más (tres puntos horizontales) a la derecha del menú.
Selecciona la opción Desactivar.
Haz clic en Desactivar para confirmar.

Suspensión de usuarios

También puedes suspender usuarios para evitar que inicien sesión, pero manteniendo activos sus documentos y vínculos.

Importante: Dado que los documentos y vínculos continuarán estando activos y accesibles, los usuarios suspendidos seguirán cobrándose en tu cuenta.

Cuando se suspende un usuario:

Ya no podrá iniciar sesión.
Se establecerá una nueva contraseña que no podrá restaurarse.
Sus documentos, vínculos y Espacios continuarán activos.
Todavía se podrá acceder a sus documentos del equipo.
Todavía se podrá acceder a los datos históricos de sus visitas.
Seguirán siendo parte de tu suscripción de DocSend.

Instrucciones para suspender a un usuario:

Abre la página de Configuración de usuarios de la empresa.
Busca el usuario y haz clic en Más (tres puntos horizontales) a la derecha del menú.
Selecciona la opción Suspender cuenta.
Haz clic en Sí, suspender… para confirmar.
Ingresa una nueva contraseña y haz clic en Cambiar contraseña.

Reactivación de usuarios

Los usuarios desactivados o suspendidos pueden reactivarse en cualquier momento, siguiendo los siguientes pasos. Si tu cuenta se desactivó o suspendió y necesitas acceso a DocSend nuevamente, comunícate con el propietario o el administrador de tu empresa para ayudarte a reactivar tu cuenta de DocSend.

Importante: Al reactivar un usuario, es posible que se generen nuevos costos y también se reactivarán todos los vínculos inhabilitados previamente.

Instrucciones para reactivar un usuario:

Abre la página de Configuración de usuarios de la empresa.
Ingresa a la pestaña Inactivo.
Busca el usuario y haz clic en Más (tres puntos horizontales) a la derecha del menú.
Selecciona la opción Reactivar.
Haz clic en Reactivar para confirmar.

Aspectos a considerar

Las cuentas administradas deben comunicarse con su gerente de éxito del cliente (CSM) para solicitar ayuda agregando y eliminando usuarios si es necesario.
Si tu empresa tiene habilitada la función de inicio de sesión único (SSO), es posible que tu experiencia de administración de usuarios sea distinta a la especificada anteriormente.
También puedes desactivar un usuario, en lugar de suspenderlo, y transferir sus datos a tu propia cuenta.

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