Permisos detallados de Space

En este artículo se describe una característica disponible en los planes DocSend Standard, Advanced y Advanced Data Rooms.

Descripción general

Al configurar tus salas de datos con Spaces, tendrás el control final del contenido al que pueden acceder tus visitantes. Podrás ocultar carpetas y contenido específicos de Space (sala de datos) en diferentes vínculos de Space y configurar la descarga, entre otras opciones de configuración, para contenido específico. Dado que puedes establecer estos permisos en varios vínculos de Space, puedes crear este tipo de vínculos adaptados explícitamente para diferentes cuentas, ¡todo mientras administras un Space y ahorras tiempo!

Echa un vistazo a estos dos ejemplos de Spaces (salas de datos) que reflejan dos experiencias de visitante diferentes: el Vínculo 1 exige un correo electrónico para algunos contenidos y no para otros, mientras que el Vínculo 2 solo permite descargar archivos específicos.

Acceso rápido

Vínculos de Space vs. permisos detallados de Space
Configurar permisos detallados de Space
Aspectos para tener en cuenta

Vínculos de Space vs. permisos detallados de Space

Antes de comenzar a configurar los permisos de Space (sala de datos), es bueno entender que un vínculo de Space es uno que compartes con tus visitantes, mientras que los Permisos detallados de Space que configuras funcionan para complementar la experiencia del visitante cuando accede a tu vínculo de Space.

Vínculo de Space: este es el vínculo que compartirás con los visitantes. Puedes acceder a él haciendo clic en Compartir en Spaces (salas de datos) o a través de la ventana de permisos. La configuración del vínculo que establezcas en este nivel se aplica a todo el contenido del Space, a menos que se configure de otro modo (Permisos detallados de Space).
Permisos detallados de Space: estas son opciones de configuración de vínculos asociados con contenido específico de tu Space, no de todo el Space. Estos permisos complementarán el vínculo de Space para el que están configurados.

Configurar permisos detallados de Space

Para configurar los permisos, sigue estos pasos:

Accede a tu página de Spaces.
Haz clic en el Space (sala de datos) deseado, o bien crea uno.
Una vez en tu Space, haz clic en Permisos.
Selecciona el vínculo deseado para el que deseas aplicar los permisos.
- Nota: Los permisos detallados de Space se establecen para un vínculo de Space específico.
Una vez que lo selecciones, aparecerá una lista de todo el contenido alojado en tu Space. Haz clic en el contenido para el que deseas configurar los permisos. Aparecerán cuatro opciones de permisos que puedes habilitar/inhabilitar para esos archivos o carpetas específicos:
- Exigir correo electrónico para ver: si esta opción está habilitada a nivel de vínculo en el Space, esta configuración del vínculo no podrá editarse en el nivel de permisos. Para editar los permisos, habrá que volver a configurar los ajustes del vínculo de Space. Más información sobre cómo actualizar la configuración de los vínculos de Space.
- Permitir descarga: esta configuración de vínculo no se podrá editar si compartes contenido de solo descarga o un documento firmable.
- Agregar marca de agua: se aplicará el mismo formato de marca de agua a cualquier archivo que tenga las marcas de agua habilitadas. Cualquier cambio en el formato de tu marca de agua a nivel de permisos para cada vínculo se reflejará en todos los archivos con marcas de agua habilitadas. Por ejemplo, los cambios realizados en tu formato de marca de agua para el Vínculo A de Space se aplicarán a todos los archivos con marca de agua a los que se acceda con el Vínculo A de Space; en los permisos de Vínculo B de Space, por otro lado, se podrá usar un formato de marca de agua diferente.
- Exigir NDA para ver: el mismo acuerdo de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés) debe abrir todos los archivos que tengan habilitada la opción Exigir NDA para ver. Cualquier cambio en tu NDA a nivel de permisos se reflejará en todos los archivos para los que se exija NDA. Si esta opción está habilitada a nivel de vínculo de Space, esta configuración del vínculo no podrá editarse a nivel de permisos. Para editar los permisos, es posible actualizar la configuración de los vínculos de Space. Más información sobre cómo actualizar la configuración de los vínculos de Space.
Una vez que hayas configurado tus permisos, haz clic en Guardar permisos.

Configurar permisos detallados de Space (sala de datos) en dispositivos móviles

Para administrar permisos en dispositivos móviles:

Accede a tu página de Spaces.
Haz clic en el Space deseado, o bien crea uno.
Haz clic en el ícono “...” a la derecha de Inicio para que aparezcan todas las opciones.
Selecciona Permisos en el menú desplegable.
Selecciona el vínculo deseado para el que deseas aplicar los permisos.
- Nota: Los permisos detallados de Space se establecen para un vínculo de Space específico.
Una vez que lo hagas, aparecerá una lista de todo el contenido alojado en tu Space. Haz clic en el contenido para el que deseas configurar los permisos. Aparecerán tres opciones de permisos que puedes habilitar/inhabilitar para ese contenido específico: Exigir correo electrónico para ver, Permitir la descarga yExigir NDA para ver.
Una vez que hayas configurado tus permisos deseados, haz clic en Guardar permisos.

Configuración personalizada

Cuando te encuentres en la ventana de permisos, aparecerá la opción Configuración personalizada: una vez que hayas establecido la configuración de un contenido específico (como una carpeta o documento de Space [sala de datos]) que sea diferente de la carpeta de Space o el vínculo de Space, según dónde esté anidado el elemento.

Importante: Si un documento está alojado en una carpeta de Space, aparecerán opciones de configuración personalizadas para aquellos ajustes que sean diferentes de los de la carpeta de Space.

Ocultar la carpeta o el contenido de un Space (sala de datos)

Para ocultar una carpeta o contenido:

En la ventana Permisos, haz clic en el vínculo de Space deseado.
Debería aparecer una lista de todos los documentos y carpetas en tu Space y una columna a la derecha que dice Mostrar.
Establece qué contenido deseas que esté oculto o visible.
- Casilla de verificación en blanco: el contenido está oculto para todas las personas que visitan ese vínculo único de Space. El contenido oculto reflejará los títulos en gris.
- Casilla de verificación morada: el contenido es visible para todas las personas que visitan ese vínculo único de Space.
Una vez que hayas configurado tus permisos deseados, haz clic en Guardar permisos.

Restringir el acceso a un Space (sala de datos)

No se puede restringir el acceso a Spaces (salas de datos). Si un miembro forma parte de un equipo, tendrá acceso a todos los Spaces (salas de datos) y al contenido ubicado en las carpetas del equipo.

Para restringir el acceso a los archivos, puedes moverlos a una carpeta personal.

Si formas parte del plan DocSend Enterprise, tienes la opción de crear subequipos, lo que permite a los propietarios del Space controlar quién puede acceder al contenido y a los Spaces (salas de datos). Consulta más información sobre cómo crear subequipos y ponte en contacto con nuestro equipo de Ventas para obtener un presupuesto para la suscripción.

Aspectos para tener en cuenta

Mover contenido: la configuración personalizada de un contenido específico se transfiere si se mueve a otra carpeta. Si no se configuran ajustes personalizados, se adaptará a la configuración de la carpeta nueva.
Carpeta de Space (sala de datos): los permisos configurados para la carpeta de un Space se aplicarán de manera automática a todo el contenido alojado en esa carpeta.
Contenido en la papelera: el contenido y las carpetas que se hayan movido a la papelera perderán los permisos configurados.
Reducción de plan: si te pasas a un plan Standard, se desactivarán todos los vínculos de Space con permisos configurados. Para volver a habilitar esos vínculos, puedes inhabilitar todos los permisos detallados de Space. Si te pasas a un plan Personal, todos los Spaces y sus vínculos se inhabilitarán, ya que los Spaces solo están disponibles en los planes Standard y Advanced. Para volver a habilitar tu vínculo con Permisos detallados de Space, puedes volver a pasarte al plan Advanced.
Colaboradores de Space (sala de datos): los colaboradores de Space pueden editar los permisos detallados de Space que configures.
Gmail/Chrome/Outlook: los permisos detallados de Space solo se admiten en la aplicación web.
Permisos no editables: si las opciones Exigir correo electrónico para ver, Lectores permitidos, Autenticación por correo electrónico o Exigir NDA están habilitadas a nivel de vínculo de Space, los permisos detallados no se podrán editar a nivel de documento y carpeta. Para editar los permisos, tendrás que actualizar la configuración del vínculo de Space inhabilitando cualquiera de las configuraciones de vínculo mencionadas.
Marca de agua en Spaces (salas de datos): por el momento, solo se admite un formato de marca de agua para cada Space. Si bien diferentes vínculos de Space pueden tener diferentes marcas de agua, cada archivo se marcará con el mismo formato de marca de agua.

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