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En este artículo se describe una característica que está disponible en los planes DocSend Standard, Advanced, Advanced Data Rooms y Enterprise. |
Descripción general
Una vez que hayas creado un Espacio (sala de datos), podrás agregar contenido. Según el plan que tengas, puedes agregar hasta 4000 activos a un solo espacio. Si tienes un plan Advanced, Advanced Data Rooms o Enterprise, puedes usar las carpetas de Espacio para organizar mejor tu contenido. Más información sobre las limitaciones para cargar archivos.
Puedes notificar a tus visitantes cada vez que actualices el contenido, manteniéndolos al tanto de cualquier cambio en el Espacio que desees compartir. Más información sobre las notificaciones acerca de los Espacios.
Notas importantes:
- Los miembros del equipo no pueden acceder a una vista previa del contenido de un Espacio, a menos que se vuelvan a agregar como colaboradores.
- Los propietarios de cuenta y los administradores de equipo tienen automáticamente los mismos permisos de acceso que un colaborador en todos los Espacios, pero deben agregarse como colaborador para recibir las notificaciones de visita.
- Los propietarios de cuenta y los administradores de equipo pueden agregarse a sí mismos a los Espacios como colaboradores según sea necesario.
- Cuando el propietario de un Espacio carga contenido directamente en un Espacio, los archivos cargados se almacenan automáticamente en las carpetas personales del propietario.
- Los archivos serán visibles únicamente para el propietario del Espacio, con lo que se mantiene la privacidad y el control sobre el documento.
Índice
- Agregar contenido a un Espacio
- Solicitar archivos en un Espacio
- Actualizar contenido en un Espacio
- Quitar contenido de un Espacio
- Organizar contenido con las carpetas de Espacio
- Cómo descargar el índice de un Espacio
Agregar contenido a un Espacio
Se puede agregar nuevo contenido a un Espacio antes y después de haber compartido el Espacio con visitantes externos.
Importante: Tu biblioteca Página principal también es una carpeta que solo puede contener hasta 200 archivos.
Cargar contenido a un Espacio desde tu dispositivo
Para asegurarte de que todos los archivos se agreguen a Carpetas compartidas > Cargas a Espacios compartidos de forma predeterminada:
- Ve a la página Espacios.
- Crea o selecciona un Espacio existente.
- Haz clic en Agregar contenido.
- Haz clic en Cargar nuevo.
- Selecciona Mi dispositivo en las opciones del menú desplegable.
- Haz clic en Agregar archivos o en Agregar carpeta para agregar contenido desde tu dispositivo.
- También puedes agregar contenido desde cuentas de almacenamiento en la nube vinculadas, como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte y SharePoint.
- Haz clic en Agregar a Espacio.
Los archivos recién cargados deberían agregarse ahora a tu Espacio.
Nota: Puedes configurar notificaciones automáticas para los visitantes que les avisarán cada vez que se agregue una nueva versión de un documento o nuevo contenido a un Espacio. Más información sobre las notificaciones acerca de los Espacios.
Cargar contenido a un Espacio desde tu biblioteca
- Ve a la página Espacios.
- Crea o selecciona un Espacio existente.
- Haz clic en Agregar contenido y selecciona Agregar desde la biblioteca de contenido.
- Selecciona el contenido que quieres cargar al Espacio.
- Haz clic en Agregar a Espacio.
Importante: De forma predeterminada, todos los Espacios que crees serán visibles para tus compañeros de equipo, incluso el nombre del espacio y la estructura de carpetas. Los propietarios de cuenta, los administradores de equipo y los colaboradores pueden ver todo el contenido que se agrega a un Espacio, incluso si está en una carpeta personal o si no tienen acceso a la ubicación dónde está almacenado ese contenido en la biblioteca de contenido. Más información sobre cómo colaborar en un Espacio.
Solicitar archivos en un Espacio
Puedes configurar una solicitud de archivos en tu Espacio para que los visitantes puedan cargar archivos a él directamente. Cualquier persona con acceso a tu Espacio podrá ver inmediatamente los archivos cargados. Más información sobre las solicitudes de archivos.
Nota: Una solicitud de archivos de Espacio no tiene su propio vínculo, ya que está vinculada directamente al Espacio. Las solicitudes de archivos de Espacio pueden eliminarse del Espacio y colocarse en la carpeta de papelera del Espacio.
Para crear una solicitud de archivos:
- Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
- Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
- Ve a tu página Espacios.
- Selecciona el Espacio que desees.
- Haz clic en Solicitar archivos en el panel derecho.
- Completa los campos de la solicitud de archivos.
- Haz clic en Continuar.
- Selecciona entre las carpetas disponibles dónde residirán los archivos cargados.
- Haz clic en Crear solicitud de archivos.
- Comparte el vínculo del Espacio para que puedas comenzar a recibir cargas.
Una vez completadas, puedes gestionar tus solicitudes de archivos de Espacio directamente desde tu Espacio o a través de la página de solicitudes de archivos. Para quitar una solicitud de archivo de tu Espacio, puedes seguir los pasos que se indican en Quitar contenido de los Espacios. Si quieres eliminar la solicitud, puedes hacerlo a través de la página de solicitudes de archivos.
Nota: La eliminación de una solicitud de archivos no se puede deshacer.
Actualizar contenido en un Espacio
El contenido de los Espacios puede inhabilitarse o actualizarse incluso después de haber compartido el vínculo del Espacio. Así es como funciona:
Para activar o desactivar la accesibilidad del Espacio, puedes cambiar la opción Visible para otras personas a Sí o No.
Del mismo modo, el contenido individual se puede activar o desactivar.
También puedes hacer clic en “…” (más opciones) a la derecha del nombre del Espacio para acceder a una vista previa del contenido, editar la descripción, actualizar la miniatura o archivar el contenido.
Desde la página Contenido, puedes actualizar contenido existente en el Espacio con una nueva versión. Cuando actualices el contenido, todos los vínculos asociados se actualizarán automáticamente para reflejar la versión más reciente. Más información sobre cómo actualizar un documento existente
Quitar contenido de un Espacio
Puedes quitar contenido y carpetas de un Espacio al moverlos al archivo. Las carpetas de papelera están diseñadas para ayudarte a administrar y optimizar fácilmente el contenido dentro de un Espacio.
Importante: El contenido que se transfiere al archivo queda archivado, no se elimina, y se puede restaurar a su estado original en el Espacio en cualquier momento. Los visitantes no pueden ver el archivo ni acceder a él.
Puedes mover contenido de un Espacio al archivo de dos maneras:
- Arrastra y suelta el archivo en el Archivo en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en “…” (más opciones) a la derecha del nombre del archivo y luego selecciona Archivar.
Restaurando contenido
El contenido del Archivo se puede transferir de vuelta al Espacio al arrastrarlo y soltarlo desde el Archivo hasta Página principal en la barra lateral izquierda, o al hacer clic en “…” (más opciones) a la derecha del archivo y luego seleccionar Restaurar a la página principal.
Notas importantes:
- Los visitantes no reciben notificaciones de forma activa cuando se realizan cambios, como agregar o quitar contenido, dentro de un Espacio.
- No se podrá buscar contenido del Archivo usando la barra de búsqueda. Sin embargo, sí se podrán realizar búsquedas de cualquier contenido que se haya recuperado desde el Archivo.
- El contenido del Archivo no se transferirá al duplicar un Espacio.
- Los propietarios y los colaboradores de los Espacios pueden gestionar y editar el contenido del Archivo, como reordenar y editar los campos de texto.
- No es posible agregar contenido nuevo directamente al Archivo.
- El contenido y las carpetas del Archivo no cuentan para el límite de activos del Espacio. Más información sobre las limitaciones para cargar archivos.
- Quitar contenido de un Espacio no afectará los datos históricos de visitas. Sin embargo, eliminar contenido desde la página Contenido es una acción permanente e irreversible. Más información sobre cómo eliminar contenido.
Organizar contenido con las carpetas de Espacio
Nota: Esta característica se limita a los clientes de los planes Advanced, Advanced Data Rooms y Enterprise.
Al igual que las secciones de Espacio, las carpetas de Espacio te permiten organizar el contenido en subcarpetas. Esto también se puede usar para destacar documentos a lo largo de diferentes etapas o temas y ofrece una experiencia de visualización más navegable para los visitantes.
Cada Espacio puede contener hasta 2000 activos en total (hasta 4000 activos para los clientes de Advanced Data Rooms). Cada carpeta de Espacio cuenta para el límite total de activos de ese Espacio, y puede contener hasta 200 activos.
Así es como funciona:
- Haz clic en un Espacio existente o crea uno nuevo.
- Haz clic en Organizar.
- Selecciona Crear carpeta en la lista desplegable.
- Asigna un nombre a la carpeta y haz clic en Crear.
Ahora puedes hacer clic en la nueva carpeta y agregar contenido.
Los nombres de las carpetas de Espacio se pueden editar en cualquier momento. Para ello, haz clic en “…” (más opciones) a la derecha del nombre del archivo y luego selecciona “Editar nombre de la carpeta”.
Nota: El nombre de la carpeta Página principal no se puede editar.
Notas importantes:
- Por el momento, no se pueden crear vínculos directos a las carpetas de Espacio. Solo se pueden compartir vínculos generales de Espacio.
- Al duplicar un espacio, se transfieren el contenido y las carpetas existentes.
- Puedes mover documentos y carpetas a diferentes carpetas dentro de un Espacio. Sin embargo, esto no se aplica a las secciones del Espacio.
- No se pueden buscar las carpetas en un Espacio. Sin embargo, agrupar las carpetas en secciones puede ayudar a mejorar la experiencia de navegación del visitante.
- Los colaboradores de los Espacio pueden gestionar la configuración, los documentos y las carpetas dentro de un Espacio.
- Toda subcarpeta dentro de una carpeta de Espacio cuenta como un activo de Espacio; se recomienda crear las carpetas de Espacio antes de agregar contenido.
Al reducir tu plan de Advanced a Standard, se inhabilitará cualquier Espacio que utilice las carpetas de Espacio. Para volver a activar el Espacio, puedes hacer lo siguiente:
- Mover la carpeta de Espacio al Archivo.
- Mover primero el contenido de la carpeta de Espacio a la carpeta Página principal, y luego mover la carpeta de Espacio al Archivo.
Importante: No puedes mover una carpeta de Espacio si contiene más de 200 activos, ya que supera el límite de activos para un Espacio.
Cómo descargar el índice de un Espacio
Nota: Esta característica se limita a los clientes del plan Advanced Data Rooms.
DocSend te permite descargar un índice del contenido de un Espacio, que incluye un árbol de contenido y los metadatos asociados para cada elemento de ese Espacio. Los administradores, los colaboradores y los visitantes pueden descargar estos índices como archivos CSV.
Descargar un índice (administradores o colaboradores)
Para descargar un índice, sigue estos pasos:
- Ve a tu página Espacios.
- Selecciona el Espacio que desees.
- Haz clic en “⁝” (más opciones) en la esquina superior derecha.
- Haz clic en Descargar índice.
El índice descargado incluye números de contenido, nombres de archivos, direcciones URL, tipos, descripciones, estado de habilitación y la fecha de la actualización más reciente.
Descargar un índice (visitantes)
Para descargar un índice, sigue estos pasos:
- Abre el vínculo a la página Espacios correspondiente.
- Haz clic en Exportar índice en la esquina superior derecha.
El índice descargado incluye números de contenido, nombres de archivos, direcciones URL, tipos y descripciones.
Nota: Un índice de visitantes solo muestra el contenido que está habilitado para la persona que lo descarga.
Lecturas relacionadas
- ¿Qué son los Spaces (salas de datos)?
- Permisos detallados de Space
- Personalizar un Space (sala de datos)
- Duplicar un Space (sala de datos)
- Colaborar en un Space (sala de datos)
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