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Granulare Berechtigungen für Dropbox Space

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Andrea V.
  • Aktualisiert

 

Dieser Artikel beschreibt ein Feature, das in den Abos DocSend Standard, Advanced und Advanced Data Rooms enthalten ist.

 

Überblick

Wenn Sie Ihre Datenräume mit Dropbox Spaces einrichten, haben Sie die ultimative Kontrolle darüber, auf welche Inhalte Ihre Besucher zugreifen können. Sie können bestimmte Dropbox-Space-Ordner (Datenraum-Ordner) und Inhalte über verschiedene Dropbox-Space-Links ausblenden und das Herunterladen unter anderem für bestimmte Inhalte konfigurieren. Da Sie diese Berechtigungen für verschiedene Dropbox-Space-Links festlegen können, können Sie explizit auf verschiedene Konten zugeschnittene Dropbox-Space-Links erstellen – und das in einem einzigen Space. So sparen Sie Zeit.

Sehen Sie sich diese zwei Beispiele für zwei verschiedene Besuchererlebnisse für einen Dropbox Space (Datenraum) an: Link 1 erfordert eine E-Mail für einige Inhalte und nicht für andere, während Link 2 nur das Herunterladen bestimmter Dateien zulässt.

 

Weiterführende Artikel

Dropbox-Space-Links vs. granulare Berechtigungen für Dropbox Space

Bevor wir uns mit der Konfiguration Ihrer Berechtigungen für Dropbox Spaces (Datenräume) befassen, ist es gut zu wissen, dass ein Dropbox-Spaces-Link ein Link ist, den Sie mit Ihren Besuchern teilen, während die von Ihnen festgelegten granularen Dropbox-Spaces-Berechtigungen das Erlebnis des Besuchers beim Zugriff auf Ihren Dropbox-Spaces-Link ergänzen.

  • Dropbox-Space-Link: Dies ist der Link, den Sie mit Besuchern teilen. Sie können auf diesen Link zugreifen, indem Sie in Dropbox Spaces (Datenräume) auf Teilen klicken oder über das Berechtigungsfenster. Die auf dieser Ebene konfigurierten Link-Einstellungen gelten für alle Inhalte im Dropbox Space, sofern nicht anders konfiguriert (granulare Berechtigungen für Dropbox Space).
  • Granulare Berechtigungen für Dropbox Space: Dies sind Link-Einstellungen, die bestimmten Inhalten unter Ihrem Dropbox Space zugeordnet sind, nicht dem gesamten Dropbox Space. Diese Berechtigungen ergänzen den Dropbox-Space-Link, für den sie konfiguriert sind.

Granulare Berechtigungen für Dropbox Space konfigurieren

So konfigurieren Sie Berechtigungen:

  1. Wechseln Sie zu Ihrer Dropbox-Spaces-Seite.
  2. Klicken Sie auf den gewünschten Dropbox Space (Datenraum) oder erstellen Sie einen Dropbox Space.
  3. Klicken Sie in Ihrem Dropbox Space auf Berechtigungen.                                                   
  4. Wählen Sie den gewünschten Link aus, für den Sie Berechtigungen anwenden möchten.
    • Hinweis: Granulare Berechtigungen für Dropbox Space werden für einen bestimmten Dropbox-Space-Link festgelegt.
  5. Sobald Sie diese Option ausgewählt haben, wird eine Liste mit allen Inhalten angezeigt, die sich in Ihrem Dropbox Space befinden. Klicken Sie auf den gewünschten Inhalt, für den Sie Berechtigungen konfigurieren möchten. Sie sehen vier Berechtigungsoptionen, die Sie für diese bestimmten Dateien oder Ordner aktivieren/deaktivieren können:
    • E-Mail-Adresse zur Ansicht erforderlich: Wenn diese Option auf der Dropbox-Space-Link-Ebene aktiviert ist, kann diese Link-Einstellung auf der Berechtigungsebene nicht bearbeitet werden. Um Berechtigungen zu bearbeiten, müssen die Einstellungen für den Dropbox-Space-Link neu konfiguriert werden. Erfahren Sie mehr über das Aktualisieren der Einstellungen für den Dropbox-Space-Link.
    • Herunterladen zulassen: Diese Link-Einstellung kann nicht bearbeitet werden, wenn Sie nur Inhalte zum Herunterladen oder ein Dokument freigeben, das unterzeichnet werden kann.
    • Wasserzeichen hinzufügen: Das gleiche Wasserzeichenformat wird auf alle Dateien angewendet, für die das Wasserzeichen aktiviert ist. Alle Änderungen an Ihrem Wasserzeichenformat auf der Berechtigungsebene für jeden Link werden in allen Dateien angezeigt, für die das Wasserzeichen aktiviert ist. Beispielsweise gelten Änderungen an Ihrem Wasserzeichenformat für Dropbox-Space-Link A für alle mit Wasserzeichen versehenen Dateien, auf die mit Dropbox-Space-Link A zugegriffen wird, während für Berechtigungen für Dropbox-Space-Link B ein anderes Wasserzeichenformat verwendet werden kann.
    • NDA zur Ansicht erforderlich: Die gleiche NDA muss für alle Dateien mit der Option „NDA zur Ansicht erforderlich“ angewendet werden. Alle Änderungen an Ihrer NDA auf der Berechtigungsebene werden in allen Dateien mit aktiviertem NDA-Gating angezeigt. Wenn diese Option auf der Dropbox-Space-Link-Ebene aktiviert ist, kann diese Link-Einstellung auf der Berechtigungsebene nicht bearbeitet werden. Um Berechtigungen zu bearbeiten, können die Einstellungen für den Dropbox-Space-Link aktualisiert werden. Erfahren Sie mehr über das Aktualisieren der Einstellungen für den Dropbox-Space-Link.
  6. Klicken Sie nach der Konfiguration Ihrer Berechtigungen auf Berechtigungen speichern.

 

Granulare Berechtigungen für Dropbox Space (Datenraum) auf dem Mobilgerät konfigurieren

So verwalten Sie Berechtigungen auf Mobilgeräten:

  1. Wechseln Sie zu Ihrer Dropbox-Spaces-Seite.
  2. Klicken Sie auf den gewünschten Dropbox Space oder erstellen Sie einen Dropbox Space.
  3. Klicken Sie auf die weiteren Optionen „…“ rechts neben Start.
  4. Wählen Sie Berechtigungen aus dem Drop-down-Menü.
  5. Wählen Sie den gewünschten Link aus, für den Sie Berechtigungen anwenden möchten.
    • Hinweis: Granulare Berechtigungen für Dropbox Space werden für einen bestimmten Dropbox-Space-Link festgelegt.
  6. Sobald Sie diese Option ausgewählt haben, wird eine Liste mit allen Inhalten angezeigt, die sich in Ihrem Dropbox Space befinden. Klicken Sie auf den gewünschten Inhalt, für den Sie Berechtigungen konfigurieren möchten. Sie sehen drei Berechtigungsoptionen, die Sie für diesen bestimmten Inhalt aktivieren/deaktivieren können: E-Mail-Adresse zur Ansicht erforderlich, Herunterladen zulassen, NDA zur Ansicht erforderlich.
  7. Klicken Sie nach der gewünschten Konfiguration Ihrer Berechtigungen auf Berechtigungen speichern.

Individuelle Einstellungen

Im Berechtigungsfenster werdenbenutzerdefinierte Einstellungen angezeigt, wenn Sie Einstellungen für einen bestimmten Inhalt (z. B. einen Dropbox-Space-Ordner (Datenraum) oder ein Dokument) konfiguriert haben, die sich vom Dropbox-Space-Ordner oder dem Dropbox-Space-Link unterscheiden, je nachdem, wo das Element verschachtelt ist.

Wichtig: Wenn sich ein Dokument in einem Dropbox-Space-Ordner befindet, werden benutzerdefinierte Einstellungen angezeigt, die sich von den Dropbox-Space-Ordnereinstellungen unterscheiden.

Einen Dropbox-Space-Ordner (Datenraum) oder -Inhalt verbergen

So verbergen Sie einen Ordner oder Inhalt:

  1. Klicken Sie im Berechtigungsfenster auf den gewünschten Dropbox-Space-Link.
  2. Sie sollten eine Liste mit allen Dokumenten und Ordnern in Ihrem Dropbox Space und eine Spalte auf der rechten Seite mit der Aufschrift Anzeigen sehen.                                        
  3. Konfigurieren Sie, welche Inhalte ausgeblendet oder sichtbar sein sollen.
    • Leeres Kontrollkästchen: Der Inhalt ist für alle Besucher dieses einzigartigen Dropbox-Space-Links ausgeblendet. Ausgeblendete Inhalte spiegeln ausgegraute Titel wider.
    • Lila Kontrollkästchen: Der Inhalt ist für alle sichtbar, die diesen einzigartigen Dropbox-Space-Link besuchen.
  4. Klicken Sie nach der gewünschten Konfiguration Ihrer Berechtigungen auf Berechtigungen speichern.

Zugriff auf einen Dropbox Space (Datenraum) beschränken

Der Zugriff auf Dropbox Spaces (Datenräume) kann nicht eingeschränkt werden. Wenn ein Mitglied Teil eines Teams ist, hat es Zugriff auf alle Dropbox Spaces (Datenräume) und den Inhalt in den Team-Ordnern.

Sie können den Zugriff auf Dateien einschränken, indem Sie sie in einen persönlichen Ordner verschieben.

Wenn Sie ein DocSend Enterprise-Abo haben, können Sie Unterteams erstellen, mit denen Dropbox-Space-Eigentümer steuern können, wer auf Inhalte und Dropbox Spaces (Datenräume) zugreifen kann. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Unterteams und fordern Sie von unserem Vertriebsteam ein Angebot für das Abonnement an.

Berücksichtigen Sie Folgendes

  • Verschieben von Inhalten: Die benutzerdefinierten Einstellungen für einen bestimmten Inhalt werden übertragen, wenn sie in einen anderen Ordner verschoben werden. Wenn keine benutzerdefinierten Einstellungen konfiguriert sind, wird es an die Einstellungen des neuen Ordners angepasst.
  • Dropbox-Space-Ordner (Datenraum): Die für einen Dropbox-Space-Ordner konfigurierten Berechtigungen gelten automatisch für alle in diesem Ordner enthaltenen Inhalte.
  • Inhalt im Papierkorb: Inhalte und Ordner, die in den Papierkorb verschoben werden, verlieren die konfigurierten Berechtigungen.
  • Downgrade: Wenn Sie ein Downgrade auf ein Standard-Abo durchführen, werden alle Dropbox-Space-Links mit konfigurierten Berechtigungen deaktiviert. Um diese Links wieder zu aktivieren, können Sie alle granularen Berechtigungen für Dropbox Space deaktivieren. Wenn Sie ein Downgrade auf ein persönliches Abo durchführen, werden alle Dropbox Spaces und deren Links deaktiviert, da Dropbox Spaces nur für Standard- und Advanced-Abos verfügbar ist. Um Ihren Link mit granularen Berechtigungen für Dropbox Space wieder zu aktivieren, können Sie zu einem Advanced-Abo zurückkehren.
  • Andere Dropbox-Space-Nutzer (Datenraum): Granulare Berechtigungen für Dropbox Space, die Sie konfigurieren, können von Ihren anderen Dropbox-Space-Nutzern bearbeitet werden.
  • Google Mail/Chrome/Outlook: Granulare Berechtigungen für Dropbox Space werden nur in der Webanwendung unterstützt.
  • Nicht bearbeitbare Berechtigungen: Wenn „E-Mail-Adresse zur Ansicht erforderlich“, „Zugelassene Betrachter“, „E-Mail-Authentifizierung“ oder „NDA erforderlich“ auf der Dropbox-Space-Link-Ebene aktiviert sind, können die granularen Berechtigungen auf der Dokument- und Ordnerebene nicht bearbeitet werden. Um Berechtigungen zu bearbeiten, müssen Sie die Einstellung für den Dropbox-Space-Link aktualisieren, indem Sie eine der genannten Link-Einstellungen deaktivieren.
  • Wasserzeichen in Dropbox Spaces (Datenräume): Zu diesem Zeitpunkt wird nur ein Wasserzeichenformat pro Dropbox-Space-Link unterstützt. Während verschiedene Dropbox-Space-Links unterschiedliche Wasserzeichen haben können, erhält jede Datei das gleiche Wasserzeichenformat.

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