I denne artikel beskrives en funktion, der findes i planerne DocSend Standard, Advanced og Advanced Data Rooms. |
Oversigt
Når du konfigurerer dine datarum med Spaces, har du ultimativ kontrol over, hvilket indhold dine besøgende har adgang til. Du kan skjule konkrete Space-mapper (datarum) og konkret Space-indhold for forskellige Space-links og konfigurere downloading, blandt andre indstillinger, for konkret indhold. Eftersom du kan angive disse tilladelser for forskellige Space-links, kan du oprette Space-links, der er skræddersyet til forskellige konti, samtidig med at du administrerer ét Space, så du sparer tid.
Se disse to eksempler på ét Space (datarum), der viser to forskellige besøgsoplevelser:Link 1 kræver en e-mailadresse for noget indhold og ikke for andet, menslink 2 kun giver mulighed for at downloade bestemte filer.
Indhold i artiklen
- Space-links vs. niveauinddelte Space-tilladelser
- Konfigurer niveauinddelte Space-tilladelser
- Dette bør du overveje
Space-links vs. niveauinddelte Space-tilladelser
Før vi går videre med at konfigurere dine Space-tilladelser (datarum), er det godt at være opmærksom på, at et Space-link er et link, du deler med dine besøgende, mens de niveauinddelte Space-tilladelser, du angiver, er et supplement til den besøgendes oplevelse, når vedkommende klikker på dit Space-link.
- Space-link: Det er linket, du deler med de besøgende. Du kan få adgang til dette link ved at klikke på Del i Spaces (datarum) eller via tilladelsesvinduet. De indstillinger for links, der er konfigureret på dette niveau, gælder for alt indhold i Space, medmindre andet er konfigureret (niveauinddelte Space-tilladelser).
- Niveauinddelte Space-tilladelser: Dette er linkindstillinger, der er knyttet til konkret indhold i dit Space, ikke hele Space. Disse tilladelser supplerer det Space-link, de er konfigureret til.
Konfigurer niveauinddelte Space-tilladelser
Sådan konfigurerer du tilladelser:
- Gå til siden Spaces.
- Klik på det ønskede Space (datarum), eller opret et Space.
- Når du er i dit Space, skal du klikke på Tilladelser.
- Vælg det ønskede link, som du gerne vil anvende tilladelser for.
- Bemærk: Niveauinddelte Space-tilladelser er angivet for et konkret Space-link.
- Når du har valgt det, vises en liste over alt indhold i dit Space. Klik på det ønskede indhold, som du gerne vil konfigurere tilladelser for, hvorefter du får vist fire indstillinger for tilladelser, som du kan aktivere/deaktivere for de konkrete filer eller mapper:
- Kræv, at der angives en e-mailadresse for at åbne: Hvis den er aktiveret på Space-linkniveau, kan denne linkindstilling ikke redigeres på tilladelsesniveau. For at redigere tilladelser skal indstillingerne for Space-linket konfigureres igen. Få mere at vide om, hvordan du opdaterer indstillinger for Space-links.
- Tillad download: Denne linkindstilling kan ikke redigeres, hvis du deler indhold, som kun kan downloades, eller et dokument, der kan underskrives.
- Tilføj vandmærke: Der anvendes samme vandmærkeformat på alle filer med aktiverede vandmærker. Eventuelle ændringer af dit vandmærkeformat på tilladelsesniveauet for hvert link vil fremgå af alle filer med aktiverede vandmærker. Ændringer i vandmærkeformatet for Space-link A vil fx gælde for alle vandmærkede filer, der tilgås med Space-link A, mens et andet vandmærkeformat kan bruges i tilladelser for Space-link B.
- Kræv en fortrolighedsaftale (NDA – Non-Disclosure Agreement) for at se: Den samme fortrolighedsaftale skal fungere som lås for alle filer, der har Kræv fortrolighedsaftale for at se aktiveret. Enhver ændring af din fortrolighedsaftale på tilladelsesniveau vil fremgå af alle filer, hvor Låst med fortrolighedsaftale er aktiveret. Hvis den er aktiveret på Space-linkniveau, kan denne linkindstilling ikke redigeres på tilladelsesniveau. For at redigere tilladelser kan indstillingerne for Space-link opdateres. Få mere at vide om opdatering af indstillinger for Space-link.
- Når dine tilladelser er konfigureret, skal du klikke på Gem tilladelser.
Konfigurer niveauinddelte Space-tilladelser (datarum) på mobilen
Sådan administrerer du tilladelser på mobilen:
- Gå til siden Spaces.
- Klik på det ønskede Space, eller opret et Space.
- Klik på flere indstillinger "…" til højre for Hjem.
- Vælg Tilladelser i rullelisten.
- Vælg det ønskede link, som du gerne vil anvende tilladelser for.
- Bemærk: Niveauinddelte Space-tilladelser er angivet for et konkret Space-link.
- Når du har valgt det, vises en liste over alt indhold i dit Space. Klik på det ønskede indhold, som du gerne vil konfigurere tilladelser for, og derefter vises tre indstillinger for tilladelser, som du kan aktivere/deaktivere for det konkrete indhold: Kræv, at der angives en e-mailadresse for at åbne, Tillad download, Kræv fortrolighedsaftale for at se.
- Når dine ønskede tilladelser er konfigureret, skal du klikke på Gem tilladelser.
Brugerdefinerede indstillinger
I tilladelsesvinduet vises Brugerdefinerede indstillinger, når du har konfigureret indstillingerne for det konkrete indhold (fx en Space-mappe (datarum) eller et dokument), som er forskellige fra Space-mappen eller Space-linket, afhængigt af hvor elementet er indlejret.
Vigtigt: Hvis et dokument er placeret i en Space-mappe, vises der brugerdefinerede indstillinger for de indstillinger, som er forskellige fra Space-mappens indstillinger.
Skjul en Space-mappe eller Space-indholdet (datarum)
Sådan skjuler du en mappe eller indholdet:
- I tilladelsesvinduet skal du klikke på det ønskede Space-link.
- Du bør se en liste over alle dokumenter og mapper i dit Space og en kolonne i højre side med titlen Vis.
- Konfigurer, hvilket indhold du vil have skjult, eller som skal være synligt.
- Tomt afkrydsningsfelt: Indholdet er skjult for alle dem, der klikker på det unikke Space-link. Skjult indhold vises med gråtonede titler.
- Lilla afkrydsningsfelt: Indholdet er synligt for alle dem, der klikker på det unikke Space-link.
- Når dine ønskede tilladelser er konfigureret, skal du klikke på Gem tilladelser.
Begræns adgangen til et Space (datarum)
Adgang til Spaces (datarum) kan ikke begrænses. Hvis et medlem er en del af et team, har vedkommende adgang til alle Spaces (datarum) og indholdet i teammapperne.
Du kan begrænse adgangen til filer ved at flytte dem til en personlig mappe.
Hvis du har en DocSend Enterprise-plan, har du mulighed for at oprette underteams, som giver Space-ejere mulighed for at styre, hvem der har adgang til indhold og Spaces (datarum). Få mere at vide om oprettelse af underteams, og kontakt vores salgsteam for at få et tilbud på abonnementet.
Dette bør du overveje
- Flytning af indhold: De brugerdefinerede indstillinger for det konkrete indhold overføres, hvis det flyttes til en anden mappe. Hvis der ikke er konfigureret nogen brugerdefinerede indstillinger, tilpasser det sig til den nye mappes indstillinger.
- Space-mappe (datarum): De tilladelser, der er konfigureret for en Space-mappe, gælder automatisk for alt indhold i den pågældende mappe.
- Indhold i papirkurven: Indhold og mapper, der flyttes til papirkurven, bibeholder ikke de tilladelser, der er konfigureret.
- Nedgradering: Hvis du nedgraderer til en Standard-plan, bliver alle Space-links med konfigurerede tilladelser deaktiveret. For at genaktivere disse links kan du deaktivere alle niveauinddelte Space-tilladelser. Hvis du nedgraderer til en Personal-plan, bliver alle Spaces og deres links deaktiveret, eftersom Spaces kun er tilgængelige i Standard- og Advanced-planerne. For at genaktivere dit link med niveauinddelte Space-tilladelser kan du gå tilbage til en Advanced-plan.
- Space-samarbejdspartnere (datarum): De niveauinddelte Space-tilladelser, du konfigurerer, kan redigeres af dine Space-samarbejdspartnere.
- Gmail/Chrome/Outlook: Niveauinddelte Space-tilladelser understøttes kun på webapplikationen.
- Tilladelser, der ikke kan redigeres: Hvis Kræv, at der angives en e-mailadresse for at åbne, Personer med tilladelse til at se, Godkendelse af e-mailadresse eller Kræv fortrolighedsaftale er aktiveret på Space-linkniveau, kan de niveauinddelte tilladelser ikke redigeres på dokument- og mappeniveau. For at redigere tilladelser skal du opdatere indstillingen for Space-links ved at deaktivere nogen af de nævnte linkindstillinger.
- Vandmærkning i Spaces (datarum): På nuværende tidspunkt understøttes kun ét vandmærkeformat for hvert Space-link. Selvom forskellige Space-links kan have forskellige vandmærker, får hver fil et vandmærke, der har samme format.
Relaterede artikler
- Hvad er Spaces (datarum)?
- Opret et Space (datarum)
- Administrer indhold i et Space (datarum)
- Om linkindstillinger
---
Har du stadig brug for hjælp? Se flere artikler i hjælpecenteret til DocSend.